Information Retrieval Sistem Kearsipan Pencarian Dokumen Di Dinas Pemberdayaan Perempuan Dan Perlindungan Anak Kota Semarang Menggunakan Metode Vector Space Model

Abstract

Pengelolaan arsip secara tertib dan terpadu dengan memanfaatkan teknologi merupakan salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi untuk membangun. Saat ini Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak sedang mengintegrasikan pengelolaan kearsipan ke dalam sistem e-office yang merupakan bagian dari pelaksanaan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Sementara itu, kondisi pengelolaan kearsipan di Kemen PPPA pada 2018 hingga kini masih memprihatinkan karena masih berada pada katagori “tidak baik”. Hal tersebut berakibat pada pencarian data yang dibutuhkan menyulitkan petugas terkait. Untuk dapat melakukan pencarian berdasar substansi yang paling mirip, terdapat teknologi yang disebut information Text Retrieval user. Information text retrieval adalah salah satu metode yang digunakan untuk menyimpan data dengan cara memprosesnya (menghilangkan stop word) dan menyimpan tiap kata beserta informasi dari kata tersebut (letak kata, jumlah bobot). Information retrieval berfokus pada proses yang terlibat di dalam representasi, media penyimpanan, mencari dan menemukan informasi yang relevan dari informasi yang diinginkan oleh user. Metode Vector Space Model merupakan salah satu alternatif yang dapat diimplementasikan untuk memecahkan masalah ini. Vector space model (VSM) atau model ruang vektor adalah suatu metode untuk merepresentasikan dokumen dan query dalam bentuk vektor pada ruang multidimensional . Dengan metode Vector Space Model dapat dilihat tingkat kedekatan atau kesamaan dengan cara pembobotan term. Metode ini dapat di terapkan dalam pengembangan sistem information retrieval pada pengelolaan kearsipan di Kemen PPPA, sehingga dapat memberikan perbaikan dalam kearsipan di terutama dalam pencarian data. Pada percobaan menggunakan sampel dalam sistem dan analisis manual, metode VSM dapat memberikan solusi pencarian dokumen dengan tepat.